Il certificato del materiale: la carta che dice che ferro abbiamo usato

In una carpenteria metallica non basta avere il ferro in officina.

Bisogna anche sapere che ferro è.

Un tubo può sembrare uguale a un altro tubo.
Una lamiera può sembrare uguale a un’altra lamiera.
Un piatto può sembrare uguale a un altro piatto.

Ma non tutti i materiali sono uguali.

Ci sono materiali con qualità diverse.
Ci sono acciai con caratteristiche diverse.
Ci sono norme da rispettare.
Ci sono lavori dove bisogna dimostrare che il materiale usato è quello giusto.

Per questo, insieme al materiale, deve arrivare anche un documento.

Si chiama certificato del materiale.

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Osserva

In officina arriva una consegna.

Ci sono tubi, lamiere, profili, piatti o bulloni.

Il magazziniere controlla il materiale.
L’ufficio controlla il DDT.
La piccola segretaria controlla se c’è anche il certificato.

Il certificato dice da dove viene il materiale.
Dice che tipo di materiale è.
Dice quale qualità ha.
Dice quale norma rispetta.
Dice quale lotto lo identifica.

Questo documento non va lasciato in mezzo ai fogli.

Va conservato con cura.

Perché un giorno potrebbe servire al cliente, al tecnico, al direttore lavori o all’azienda stessa.

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Impara

Il certificato del materiale è il documento che attesta le caratteristiche del materiale fornito.

È come una carta d’identità del ferro.

Può indicare:

il produttore;

lo stabilimento;

la norma di riferimento;

il tipo di materiale;

la qualità dell’acciaio;

il numero del certificato;

il numero del lotto;

la data;

le dimensioni;

le quantità;

le caratteristiche chimiche;

le caratteristiche meccaniche;

le prove eseguite;

la firma o il timbro del produttore.

Quando il materiale viene usato in un lavoro importante, il certificato aiuta a dimostrare che è stato impiegato materiale conforme.

Non è solo carta.

È tracciabilità.

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Lavora bene

La piccola segretaria deve controllare con attenzione.

Non deve archiviare un certificato senza guardarlo.

Deve verificare che il certificato corrisponda al materiale arrivato.

Se il DDT indica tubi quadri 40 x 40 x 2 mm, il certificato deve riferirsi a quel materiale.

Se l’ordine chiedeva S235JR, il certificato deve riportare quella qualità.

Se c’è un numero di lotto, va conservato.

Se ci sono più materiali, possono esserci più certificati.

Prima di archiviare bisogna controllare:

che il certificato sia presente;

che il materiale indicato sia quello corretto;

che la qualità sia scritta;

che il lotto sia leggibile;

che le quantità siano compatibili;

che il documento venga collegato alla commessa giusta.

Se il certificato manca, bisogna chiederlo subito al fornitore.

Meglio chiedere oggi che cercare domani un documento che non è mai arrivato.

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Parole nuove

Certificato del materiale
È il documento che attesta le caratteristiche e la qualità del materiale fornito.

Qualità dell’acciaio
È la sigla che indica il tipo di acciaio e le sue caratteristiche, per esempio S235JR o S275JR.

Norma
È una regola tecnica che stabilisce come deve essere fatto o controllato un materiale.

Lotto
È un gruppo di materiale prodotto o fornito insieme, identificato da un numero.

Tracciabilità
È la possibilità di seguire la storia del materiale: da dove viene, che caratteristiche ha, dove è stato usato.

Caratteristiche meccaniche
Sono dati che indicano come il materiale resiste agli sforzi.

Caratteristiche chimiche
Sono dati che indicano quali elementi compongono il materiale.

Conformità
Vuol dire che il materiale rispetta quanto richiesto dalle norme o dall’ordine.

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Domande

Perché è importante avere il certificato del materiale?

Che cosa può succedere se il certificato manca?

Perché bisogna controllare il numero di lotto?

A che cosa serve sapere la qualità dell’acciaio?

Perché il certificato deve essere collegato alla commessa giusta?

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Ricorda

Il certificato del materiale è una piccola carta, ma ha un grande valore.

Dice che cosa abbiamo comprato.
Dice che cosa abbiamo usato.
Dice da dove viene il materiale.
Dice quali caratteristiche possiede.
Dice se rispetta le richieste.

Una carpenteria ordinata non conserva solo il ferro.

Conserva anche la sua memoria.

La piccola segretaria archivia il certificato con attenzione.

Lo collega alla commessa.
Lo conserva insieme ai documenti importanti.
Lo ritrova quando serve.
Lo chiede subito se manca.

Senza certificato ci sono dubbi.

Con il certificato c’è ordine, prova e responsabilità.

Materiale buono, lavoro sicuro, cliente soddisfatto.

La fattura: il documento che chiude il lavoro e apre il pagamento

In una carpenteria metallica ogni lavoro ha un cammino.

Prima arriva la richiesta.
Poi si prepara il preventivo.
Poi arriva l’ordine.
Poi si controllano i disegni.
Poi si ordinano i materiali.
Poi l’officina taglia, fora, salda e prepara.
Poi il lavoro viene consegnato con il DDT.

Quando il lavoro è stato fatto e consegnato, arriva un altro documento importante.

Si chiama fattura.

La fattura dice al cliente che il lavoro è stato eseguito e che ora deve essere pagato.

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Osserva

Il lavoro è finito.

La ringhiera è stata consegnata.
La scala è stata montata.
Le piastre sono state preparate.
La struttura è stata portata in cantiere.
Il DDT è stato firmato.

La piccola segretaria raccoglie i documenti.

Guarda il preventivo.
Guarda la conferma ordine.
Guarda il DDT.
Guarda eventuali acconti già ricevuti.
Controlla il nome del cliente.
Controlla l’importo.
Controlla le condizioni di pagamento.

Poi prepara la fattura.

Una fattura fatta bene non nasce dal caso.

Nasce da documenti ordinati.

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Impara

La fattura è il documento con cui l’azienda chiede il pagamento di un lavoro, di una fornitura o di un servizio.

Deve essere chiara e corretta.

In una fattura devono esserci:

i dati dell’azienda che emette la fattura;

i dati del cliente;

il numero della fattura;

la data della fattura;

il riferimento alla commessa o all’ordine;

la descrizione del lavoro fatto;

le quantità;

i prezzi unitari;

gli importi;

l’imponibile;

l’IVA, quando prevista;

il totale da pagare;

le condizioni di pagamento;

gli estremi bancari, se necessari;

eventuali note.

La fattura non deve essere confusa.

Il cliente deve capire che cosa sta pagando.

L’azienda deve poter conservare il documento in modo ordinato.

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Lavora bene

La piccola segretaria deve controllare ogni dato.

Un nome sbagliato può creare problemi.
Una partita IVA scritta male può far correggere il documento.
Un importo errato può creare discussioni.
Una scadenza dimenticata può ritardare il pagamento.
Una descrizione troppo vaga può non far capire il lavoro eseguito.

Prima di inviare la fattura bisogna controllare:

che il cliente sia quello giusto;

che i dati fiscali siano corretti;

che il numero fattura sia progressivo;

che la data sia corretta;

che la descrizione sia chiara;

che il totale corrisponda agli accordi;

che eventuali acconti siano considerati;

che l’IVA sia corretta;

che il pagamento sia indicato;

che una copia venga archiviata.

Una fattura chiara è un segno di professionalità.

Mostra che l’azienda lavora con ordine fino alla fine.

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Esempio semplice di descrizione in fattura

Fornitura di n. 1 ringhiera in ferro zincato a caldo, come da disegno e preventivo n. 45/24.

Trasporto presso cantiere del cliente.

Montaggio in opera della ringhiera.

Pagamento: 60 giorni data fattura fine mese.

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Parole nuove

Fattura
È il documento con cui l’azienda richiede il pagamento di un lavoro, di una fornitura o di un servizio.

Imponibile
È l’importo prima dell’IVA.

IVA
È l’Imposta sul Valore Aggiunto, una tassa applicata secondo le regole previste.

Totale fattura
È la somma finale che il cliente deve pagare.

Acconto
È una parte del pagamento versata prima della fattura finale.

Pagamento
È la somma di denaro che il cliente deve versare all’azienda.

Scadenza
È la data entro cui il pagamento deve essere effettuato.

D.f.f.m.
Vuol dire “data fattura fine mese”. È un modo usato per calcolare alcune scadenze di pagamento.

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Domande

Perché la fattura deve essere chiara?

Che cosa può succedere se i dati del cliente sono sbagliati?

Perché bisogna indicare il riferimento alla commessa?

Perché è importante controllare il totale?

Perché bisogna archiviare la fattura e il DDT firmato?

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Ricorda

La fattura non è solo un foglio.

È la conclusione ordinata del lavoro.

Dice che il lavoro è stato fatto.
Dice che cosa è stato consegnato.
Dice quanto deve essere pagato.
Dice quando deve essere pagato.

Una fattura fatta bene aiuta il cliente a capire.
Aiuta l’azienda a incassare.
Aiuta l’amministrazione a tenere tutto in ordine.
Aiuta a evitare discussioni.

La piccola segretaria controlla con calma.

Non deve avere fretta.
Non deve saltare i dati.
Non deve dimenticare i riferimenti.
Non deve perdere la copia dei documenti.

Un lavoro ben fatto merita una fattura ben fatta.

Documenti in ordine, lavoro ben fatto, pagamenti puntuali.

L’ordine di acquisto: chiedere il materiale giusto al fornitore

In una carpenteria metallica, per costruire bene, servono i materiali giusti.

Servono tubi.
Servono piatti.
Servono lamiere.
Servono profili.
Servono bulloni.
Servono dadi e rondelle.
Servono vernici, dischi, elettrodi e altri materiali di consumo.

A volte questi materiali sono già in magazzino.

Altre volte bisogna comprarli.

Quando bisogna comprarli, la piccola segretaria prepara un documento importante.

Si chiama ordine di acquisto.

L’ordine di acquisto serve per chiedere al fornitore il materiale giusto, nella quantità giusta, per il lavoro giusto.

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Osserva

L’officina avvisa l’ufficio:

“Per questa commessa servono tubi quadri, piatti e bulloni.”

Oppure:

“Il materiale in magazzino non basta.”

Oppure:

“Bisogna ordinare subito, perché la consegna richiede alcuni giorni.”

La piccola segretaria prende la distinta materiali.

Controlla la commessa.
Controlla le misure.
Controlla le quantità.
Controlla il fornitore.
Controlla i tempi di consegna.

Poi prepara l’ordine di acquisto.

Non basta scrivere:

“Mandateci del ferro.”

Bisogna scrivere bene che cosa serve.

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Impara

L’ordine di acquisto è il documento con cui l’azienda chiede al fornitore di consegnare materiali o servizi.

Un buon ordine deve indicare:

il nome del fornitore;

la data;

il numero dell’ordine;

il riferimento alla commessa;

la descrizione del materiale;

le misure;

le quantità;

l’unità di misura;

eventuali qualità o norme del materiale;

la data di consegna richiesta;

le condizioni di pagamento;

le condizioni di trasporto;

eventuali note importanti.

Più l’ordine è chiaro, meno problemi ci saranno.

Il fornitore capisce meglio.
Il magazzino controlla meglio.
L’officina lavora meglio.
Il cliente riceve il lavoro nei tempi giusti.

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Lavora bene

La piccola segretaria deve controllare tutto prima di inviare.

Un numero sbagliato può far arrivare poco materiale.

Una misura sbagliata può far arrivare materiale inutilizzabile.

Una qualità non indicata può creare dubbi.

Una data mancante può far arrivare il materiale troppo tardi.

Per questo bisogna scrivere in modo preciso.

Non basta:

“tubo quadro”

Meglio:

“tubo quadro 40 x 40 x 2 mm — S235JR — quantità 24 metri”

Non basta:

“bulloni”

Meglio:

“bulloni M12 x 30 zincati — quantità 100 pezzi”

Non basta:

“lamiera”

Meglio:

“lamiera spessore 3 mm — S235JR — quantità 2 fogli”

Un ordine preciso evita telefonate, errori, ritardi e discussioni.

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Buone abitudini

Usare descrizioni complete.

Indicare sempre la qualità del materiale, quando serve.

Scrivere bene le unità di misura.

Controllare che la quantità corrisponda alla distinta materiali.

Verificare se il materiale è già in magazzino.

Confrontare i tempi di consegna.

Salvare una copia dell’ordine.

Archiviare la conferma del fornitore.

Controllare, quando arriva il materiale, che corrisponda all’ordine.

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Parole nuove

Ordine di acquisto
È il documento con cui l’azienda chiede al fornitore di consegnare materiali o servizi.

Fornitore
È l’azienda che vende materiali, prodotti o servizi.

Commessa
È il lavoro ordinato con un nome o un numero.

Riferimento
È un numero o una sigla che collega l’ordine alla commessa, al preventivo o al disegno.

Unità di misura
È il modo in cui si misura il materiale: pezzi, metri, chilogrammi, metri quadrati, litri.

Qualità del materiale
È l’indicazione tecnica del materiale, per esempio S235JR, S275JR o altro.

Condizioni di pagamento
Sono gli accordi su come e quando verrà pagato il materiale.

Franco nostro stabilimento
Vuol dire che la consegna arriva presso la sede dell’azienda.

Franco destino
Vuol dire che il materiale deve arrivare nel luogo indicato come destinazione.

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Domande

Perché è importante scrivere bene le misure nell’ordine di acquisto?

Che cosa può succedere se l’ordine è incompleto?

Perché bisogna indicare l’unità di misura?

Perché è utile collegare l’ordine alla commessa?

Che cosa bisogna controllare quando il materiale arriva?

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Ricorda

Un ordine chiaro è un linguaggio comprensibile.

Aiuta il fornitore a preparare bene il materiale.
Aiuta la carpenteria a ricevere ciò che serve.
Aiuta l’officina a non fermarsi.
Aiuta il cliente a ricevere il lavoro nei tempi promessi.

La piccola segretaria ordina con cura.

Non scrive a caso.
Non lascia misure incomplete.
Non dimentica quantità e riferimenti.
Non manda l’ordine senza rileggere.

Chiedere bene oggi significa ricevere bene domani.

Ordine nei documenti, chiarezza nelle richieste, sicurezza nel lavoro.

La conferma ordine: dire chiaro “sì, abbiamo capito”

In una carpenteria metallica il cliente può chiedere molte cose.

Può chiedere una scala.
Può chiedere una ringhiera.
Può chiedere un cancello.
Può chiedere una tettoia.
Può chiedere una struttura.
Può chiedere un lavoro urgente.

Prima si parla.
Poi si misura.
Poi si prepara il preventivo.
Poi il cliente decide.

Quando il cliente accetta, nasce un momento importante.

Bisogna confermare l’ordine.

La conferma ordine serve a dire:

“Abbiamo ricevuto la vostra richiesta.
Abbiamo capito che cosa dobbiamo fare.
Queste sono le condizioni.
Ora possiamo procedere.”

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Osserva

Il cliente manda una e-mail.

Scrive:

“Accettiamo il vostro preventivo.”

Oppure:

“Procedete pure con il lavoro.”

Oppure:

“Confermiamo l’ordine per la scala in ferro.”

La piccola segretaria non deve lasciare la risposta sospesa.

Deve controllare il preventivo.
Deve controllare la commessa.
Deve controllare le quantità.
Deve controllare le misure.
Deve controllare le date.
Deve controllare le condizioni concordate.

Poi prepara una conferma scritta.

Così il cliente sa che l’azienda ha ricevuto l’ordine.

E l’azienda ha una traccia chiara di ciò che deve fare.

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Impara

La conferma ordine è un documento o una e-mail con cui l’azienda conferma al cliente che l’ordine è stato ricevuto e accettato.

Serve per evitare dubbi.

Una buona conferma ordine deve indicare:

il nome del cliente;

il numero della commessa;

il riferimento al preventivo;

la descrizione del lavoro;

le quantità;

le misure principali;

i materiali;

le finiture;

la data prevista di consegna;

le condizioni di pagamento;

eventuali esclusioni;

eventuali note importanti.

Non deve essere lunga per forza.

Deve essere chiara.

Una conferma ordine chiara protegge il cliente e protegge l’azienda.

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Lavora bene

La piccola segretaria deve controllare bene prima di inviare.

Se il cliente ha chiesto una modifica, bisogna scriverla.

Se la consegna è cambiata, bisogna indicarla.

Se il prezzo vale solo a certe condizioni, bisogna chiarirlo.

Se una lavorazione non è compresa, bisogna dirlo con cortesia.

Non bisogna lasciare frasi confuse.

Dire “come da accordi” può non bastare.

Meglio scrivere bene quali sono gli accordi.

Per esempio:

“Confermiamo la fornitura di n. 1 scala in ferro zincato a caldo, come da nostro preventivo n. 58/24, escluso montaggio.”

Oppure:

“Confermiamo la realizzazione di n. 12 parapetti in ferro verniciato, colore RAL 7016, consegna prevista entro il 30 giugno.”

Scrivere bene oggi evita discussioni domani.

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Esempio semplice di conferma ordine

Oggetto: Conferma ordine scala in ferro — Commessa n. 25/24

Spett.le Edil Costruzioni S.r.l.,

con la presente confermiamo la ricezione e l’accettazione del vostro ordine relativo alla fornitura di una scala in ferro zincato.

Il lavoro sarà eseguito come da nostro preventivo n. 58/24 e da disegno ricevuto in data 15/05/2024.

La consegna prevista è entro il 10/06/2024.

Restiamo a disposizione per eventuali chiarimenti.

Cordiali saluti.

Maria Bianchi
Ufficio Commerciale
Carpenteria Metallica Rossi

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Parole nuove

Conferma ordine
È il documento o messaggio con cui l’azienda conferma di aver ricevuto e accettato l’ordine del cliente.

Ordine
È la richiesta ufficiale del cliente di eseguire un lavoro o fornire un prodotto.

Riferimento
È il numero o il nome che collega un documento a un preventivo, a una commessa o a un disegno.

Condizioni
Sono le regole dell’accordo: prezzo, pagamento, consegna, validità, esclusioni e altre indicazioni.

Pagamento
È il modo e il tempo con cui il cliente paga il lavoro.

Validità offerta
È il periodo in cui il prezzo indicato resta valido.

Finitura
È il trattamento finale del pezzo, come zincatura, verniciatura o altro.

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Domande

Perché è importante inviare una conferma ordine?

Che cosa può succedere se manca una data?

Perché bisogna scrivere bene le condizioni di pagamento?

Perché non basta sempre dire “come da accordi”?

Che differenza c’è tra un ordine ricevuto e un ordine confermato?

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Ricorda

La conferma ordine è più di una semplice risposta.

È un accordo scritto.

Dice al cliente che l’azienda ha capito.
Dice all’ufficio che il lavoro deve partire.
Dice all’officina che presto arriveranno istruzioni.
Dice alla memoria dell’azienda che è stato preso un impegno.

La piccola segretaria scrive con ordine e precisione.

Non aggiunge confusione.
Non lascia dubbi.
Non dimentica le date.
Non dimentica i riferimenti.

Confermare oggi con precisione significa lavorare domani con serenità.

Ordine nei documenti, chiarezza nelle parole, sicurezza nel lavoro.