L’ordine di acquisto: chiedere il materiale giusto al fornitore
In una carpenteria metallica, per costruire bene, servono i materiali giusti.
Servono tubi.
Servono piatti.
Servono lamiere.
Servono profili.
Servono bulloni.
Servono dadi e rondelle.
Servono vernici, dischi, elettrodi e altri materiali di consumo.
A volte questi materiali sono già in magazzino.
Altre volte bisogna comprarli.
Quando bisogna comprarli, la piccola segretaria prepara un documento importante.
Si chiama ordine di acquisto.
L’ordine di acquisto serve per chiedere al fornitore il materiale giusto, nella quantità giusta, per il lavoro giusto.
Osserva
L’officina avvisa l’ufficio:
“Per questa commessa servono tubi quadri, piatti e bulloni.”
Oppure:
“Il materiale in magazzino non basta.”
Oppure:
“Bisogna ordinare subito, perché la consegna richiede alcuni giorni.”
La piccola segretaria prende la distinta materiali.
Controlla la commessa.
Controlla le misure.
Controlla le quantità.
Controlla il fornitore.
Controlla i tempi di consegna.
Poi prepara l’ordine di acquisto.
Non basta scrivere:
“Mandateci del ferro.”
Bisogna scrivere bene che cosa serve.
Impara
L’ordine di acquisto è il documento con cui l’azienda chiede al fornitore di consegnare materiali o servizi.
Un buon ordine deve indicare:
il nome del fornitore;
la data;
il numero dell’ordine;
il riferimento alla commessa;
la descrizione del materiale;
le misure;
le quantità;
l’unità di misura;
eventuali qualità o norme del materiale;
la data di consegna richiesta;
le condizioni di pagamento;
le condizioni di trasporto;
eventuali note importanti.
Più l’ordine è chiaro, meno problemi ci saranno.
Il fornitore capisce meglio.
Il magazzino controlla meglio.
L’officina lavora meglio.
Il cliente riceve il lavoro nei tempi giusti.
Lavora bene
La piccola segretaria deve controllare tutto prima di inviare.
Un numero sbagliato può far arrivare poco materiale.
Una misura sbagliata può far arrivare materiale inutilizzabile.
Una qualità non indicata può creare dubbi.
Una data mancante può far arrivare il materiale troppo tardi.
Per questo bisogna scrivere in modo preciso.
Non basta:
“tubo quadro”
Meglio:
“tubo quadro 40 x 40 x 2 mm — S235JR — quantità 24 metri”
Non basta:
“bulloni”
Meglio:
“bulloni M12 x 30 zincati — quantità 100 pezzi”
Non basta:
“lamiera”
Meglio:
“lamiera spessore 3 mm — S235JR — quantità 2 fogli”
Un ordine preciso evita telefonate, errori, ritardi e discussioni.
Buone abitudini
Usare descrizioni complete.
Indicare sempre la qualità del materiale, quando serve.
Scrivere bene le unità di misura.
Controllare che la quantità corrisponda alla distinta materiali.
Verificare se il materiale è già in magazzino.
Confrontare i tempi di consegna.
Salvare una copia dell’ordine.
Archiviare la conferma del fornitore.
Controllare, quando arriva il materiale, che corrisponda all’ordine.
Parole nuove
Ordine di acquisto
È il documento con cui l’azienda chiede al fornitore di consegnare materiali o servizi.
Fornitore
È l’azienda che vende materiali, prodotti o servizi.
Commessa
È il lavoro ordinato con un nome o un numero.
Riferimento
È un numero o una sigla che collega l’ordine alla commessa, al preventivo o al disegno.
Unità di misura
È il modo in cui si misura il materiale: pezzi, metri, chilogrammi, metri quadrati, litri.
Qualità del materiale
È l’indicazione tecnica del materiale, per esempio S235JR, S275JR o altro.
Condizioni di pagamento
Sono gli accordi su come e quando verrà pagato il materiale.
Franco nostro stabilimento
Vuol dire che la consegna arriva presso la sede dell’azienda.
Franco destino
Vuol dire che il materiale deve arrivare nel luogo indicato come destinazione.
Domande
Perché è importante scrivere bene le misure nell’ordine di acquisto?
Che cosa può succedere se l’ordine è incompleto?
Perché bisogna indicare l’unità di misura?
Perché è utile collegare l’ordine alla commessa?
Che cosa bisogna controllare quando il materiale arriva?
Ricorda
Un ordine chiaro è un linguaggio comprensibile.
Aiuta il fornitore a preparare bene il materiale.
Aiuta la carpenteria a ricevere ciò che serve.
Aiuta l’officina a non fermarsi.
Aiuta il cliente a ricevere il lavoro nei tempi promessi.
La piccola segretaria ordina con cura.
Non scrive a caso.
Non lascia misure incomplete.
Non dimentica quantità e riferimenti.
Non manda l’ordine senza rileggere.
Chiedere bene oggi significa ricevere bene domani.
Ordine nei documenti, chiarezza nelle richieste, sicurezza nel lavoro.