La piccola segretaria della carpenteria metallica: la conferma ordine

La conferma ordine: dire chiaro “sì, abbiamo capito”

In una carpenteria metallica il cliente può chiedere molte cose.

Può chiedere una scala.
Può chiedere una ringhiera.
Può chiedere un cancello.
Può chiedere una tettoia.
Può chiedere una struttura.
Può chiedere un lavoro urgente.

Prima si parla.
Poi si misura.
Poi si prepara il preventivo.
Poi il cliente decide.

Quando il cliente accetta, nasce un momento importante.

Bisogna confermare l’ordine.

La conferma ordine serve a dire:

“Abbiamo ricevuto la vostra richiesta.
Abbiamo capito che cosa dobbiamo fare.
Queste sono le condizioni.
Ora possiamo procedere.”

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Osserva

Il cliente manda una e-mail.

Scrive:

“Accettiamo il vostro preventivo.”

Oppure:

“Procedete pure con il lavoro.”

Oppure:

“Confermiamo l’ordine per la scala in ferro.”

La piccola segretaria non deve lasciare la risposta sospesa.

Deve controllare il preventivo.
Deve controllare la commessa.
Deve controllare le quantità.
Deve controllare le misure.
Deve controllare le date.
Deve controllare le condizioni concordate.

Poi prepara una conferma scritta.

Così il cliente sa che l’azienda ha ricevuto l’ordine.

E l’azienda ha una traccia chiara di ciò che deve fare.

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Impara

La conferma ordine è un documento o una e-mail con cui l’azienda conferma al cliente che l’ordine è stato ricevuto e accettato.

Serve per evitare dubbi.

Una buona conferma ordine deve indicare:

il nome del cliente;

il numero della commessa;

il riferimento al preventivo;

la descrizione del lavoro;

le quantità;

le misure principali;

i materiali;

le finiture;

la data prevista di consegna;

le condizioni di pagamento;

eventuali esclusioni;

eventuali note importanti.

Non deve essere lunga per forza.

Deve essere chiara.

Una conferma ordine chiara protegge il cliente e protegge l’azienda.

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Lavora bene

La piccola segretaria deve controllare bene prima di inviare.

Se il cliente ha chiesto una modifica, bisogna scriverla.

Se la consegna è cambiata, bisogna indicarla.

Se il prezzo vale solo a certe condizioni, bisogna chiarirlo.

Se una lavorazione non è compresa, bisogna dirlo con cortesia.

Non bisogna lasciare frasi confuse.

Dire “come da accordi” può non bastare.

Meglio scrivere bene quali sono gli accordi.

Per esempio:

“Confermiamo la fornitura di n. 1 scala in ferro zincato a caldo, come da nostro preventivo n. 58/24, escluso montaggio.”

Oppure:

“Confermiamo la realizzazione di n. 12 parapetti in ferro verniciato, colore RAL 7016, consegna prevista entro il 30 giugno.”

Scrivere bene oggi evita discussioni domani.

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Esempio semplice di conferma ordine

Oggetto: Conferma ordine scala in ferro — Commessa n. 25/24

Spett.le Edil Costruzioni S.r.l.,

con la presente confermiamo la ricezione e l’accettazione del vostro ordine relativo alla fornitura di una scala in ferro zincato.

Il lavoro sarà eseguito come da nostro preventivo n. 58/24 e da disegno ricevuto in data 15/05/2024.

La consegna prevista è entro il 10/06/2024.

Restiamo a disposizione per eventuali chiarimenti.

Cordiali saluti.

Maria Bianchi
Ufficio Commerciale
Carpenteria Metallica Rossi

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Parole nuove

Conferma ordine
È il documento o messaggio con cui l’azienda conferma di aver ricevuto e accettato l’ordine del cliente.

Ordine
È la richiesta ufficiale del cliente di eseguire un lavoro o fornire un prodotto.

Riferimento
È il numero o il nome che collega un documento a un preventivo, a una commessa o a un disegno.

Condizioni
Sono le regole dell’accordo: prezzo, pagamento, consegna, validità, esclusioni e altre indicazioni.

Pagamento
È il modo e il tempo con cui il cliente paga il lavoro.

Validità offerta
È il periodo in cui il prezzo indicato resta valido.

Finitura
È il trattamento finale del pezzo, come zincatura, verniciatura o altro.

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Domande

Perché è importante inviare una conferma ordine?

Che cosa può succedere se manca una data?

Perché bisogna scrivere bene le condizioni di pagamento?

Perché non basta sempre dire “come da accordi”?

Che differenza c’è tra un ordine ricevuto e un ordine confermato?

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Ricorda

La conferma ordine è più di una semplice risposta.

È un accordo scritto.

Dice al cliente che l’azienda ha capito.
Dice all’ufficio che il lavoro deve partire.
Dice all’officina che presto arriveranno istruzioni.
Dice alla memoria dell’azienda che è stato preso un impegno.

La piccola segretaria scrive con ordine e precisione.

Non aggiunge confusione.
Non lascia dubbi.
Non dimentica le date.
Non dimentica i riferimenti.

Confermare oggi con precisione significa lavorare domani con serenità.

Ordine nei documenti, chiarezza nelle parole, sicurezza nel lavoro.

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