La piccola segretaria della carpenteria metallica: la fattura

La fattura: il documento che chiude il lavoro e apre il pagamento

In una carpenteria metallica ogni lavoro ha un cammino.

Prima arriva la richiesta.
Poi si prepara il preventivo.
Poi arriva l’ordine.
Poi si controllano i disegni.
Poi si ordinano i materiali.
Poi l’officina taglia, fora, salda e prepara.
Poi il lavoro viene consegnato con il DDT.

Quando il lavoro è stato fatto e consegnato, arriva un altro documento importante.

Si chiama fattura.

La fattura dice al cliente che il lavoro è stato eseguito e che ora deve essere pagato.

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Osserva

Il lavoro è finito.

La ringhiera è stata consegnata.
La scala è stata montata.
Le piastre sono state preparate.
La struttura è stata portata in cantiere.
Il DDT è stato firmato.

La piccola segretaria raccoglie i documenti.

Guarda il preventivo.
Guarda la conferma ordine.
Guarda il DDT.
Guarda eventuali acconti già ricevuti.
Controlla il nome del cliente.
Controlla l’importo.
Controlla le condizioni di pagamento.

Poi prepara la fattura.

Una fattura fatta bene non nasce dal caso.

Nasce da documenti ordinati.

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Impara

La fattura è il documento con cui l’azienda chiede il pagamento di un lavoro, di una fornitura o di un servizio.

Deve essere chiara e corretta.

In una fattura devono esserci:

i dati dell’azienda che emette la fattura;

i dati del cliente;

il numero della fattura;

la data della fattura;

il riferimento alla commessa o all’ordine;

la descrizione del lavoro fatto;

le quantità;

i prezzi unitari;

gli importi;

l’imponibile;

l’IVA, quando prevista;

il totale da pagare;

le condizioni di pagamento;

gli estremi bancari, se necessari;

eventuali note.

La fattura non deve essere confusa.

Il cliente deve capire che cosa sta pagando.

L’azienda deve poter conservare il documento in modo ordinato.

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Lavora bene

La piccola segretaria deve controllare ogni dato.

Un nome sbagliato può creare problemi.
Una partita IVA scritta male può far correggere il documento.
Un importo errato può creare discussioni.
Una scadenza dimenticata può ritardare il pagamento.
Una descrizione troppo vaga può non far capire il lavoro eseguito.

Prima di inviare la fattura bisogna controllare:

che il cliente sia quello giusto;

che i dati fiscali siano corretti;

che il numero fattura sia progressivo;

che la data sia corretta;

che la descrizione sia chiara;

che il totale corrisponda agli accordi;

che eventuali acconti siano considerati;

che l’IVA sia corretta;

che il pagamento sia indicato;

che una copia venga archiviata.

Una fattura chiara è un segno di professionalità.

Mostra che l’azienda lavora con ordine fino alla fine.

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Esempio semplice di descrizione in fattura

Fornitura di n. 1 ringhiera in ferro zincato a caldo, come da disegno e preventivo n. 45/24.

Trasporto presso cantiere del cliente.

Montaggio in opera della ringhiera.

Pagamento: 60 giorni data fattura fine mese.

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Parole nuove

Fattura
È il documento con cui l’azienda richiede il pagamento di un lavoro, di una fornitura o di un servizio.

Imponibile
È l’importo prima dell’IVA.

IVA
È l’Imposta sul Valore Aggiunto, una tassa applicata secondo le regole previste.

Totale fattura
È la somma finale che il cliente deve pagare.

Acconto
È una parte del pagamento versata prima della fattura finale.

Pagamento
È la somma di denaro che il cliente deve versare all’azienda.

Scadenza
È la data entro cui il pagamento deve essere effettuato.

D.f.f.m.
Vuol dire “data fattura fine mese”. È un modo usato per calcolare alcune scadenze di pagamento.

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Domande

Perché la fattura deve essere chiara?

Che cosa può succedere se i dati del cliente sono sbagliati?

Perché bisogna indicare il riferimento alla commessa?

Perché è importante controllare il totale?

Perché bisogna archiviare la fattura e il DDT firmato?

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Ricorda

La fattura non è solo un foglio.

È la conclusione ordinata del lavoro.

Dice che il lavoro è stato fatto.
Dice che cosa è stato consegnato.
Dice quanto deve essere pagato.
Dice quando deve essere pagato.

Una fattura fatta bene aiuta il cliente a capire.
Aiuta l’azienda a incassare.
Aiuta l’amministrazione a tenere tutto in ordine.
Aiuta a evitare discussioni.

La piccola segretaria controlla con calma.

Non deve avere fretta.
Non deve saltare i dati.
Non deve dimenticare i riferimenti.
Non deve perdere la copia dei documenti.

Un lavoro ben fatto merita una fattura ben fatta.

Documenti in ordine, lavoro ben fatto, pagamenti puntuali.

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