Lo scadenziario: ogni data al posto giusto
In una carpenteria metallica ogni lavoro ha i suoi tempi.
C’è il giorno in cui arriva la richiesta.
C’è il giorno in cui bisogna mandare il preventivo.
C’è il giorno in cui ordinare il materiale.
C’è il giorno in cui il ferro deve arrivare.
C’è il giorno della consegna.
C’è il giorno del pagamento.
C’è il giorno in cui un certificato deve essere pronto.
Tutte queste date non devono restare solo nella memoria.
La memoria è utile, ma può stancarsi.
Per questo la piccola segretaria usa lo scadenziario.
Lo scadenziario è il posto dove le date vengono messe in ordine.
Osserva
In ufficio arrivano molte informazioni.
Il cliente dice:
“Mi serve il lavoro entro venerdì.”
Il fornitore dice:
“Il materiale arriva martedì.”
Il tecnico dice:
“Il disegno aggiornato sarà pronto domani.”
Il commercialista ricorda:
“Questa fattura va pagata entro fine mese.”
Se queste parole non vengono segnate, possono essere dimenticate.
La piccola segretaria ascolta, prende nota e mette ogni data nello scadenziario.
Così l’ufficio non vive di fretta.
Vive con ordine.
Impara
Lo scadenziario è uno strumento che raccoglie le date importanti dell’azienda.
Può essere un’agenda.
Può essere un calendario appeso al muro.
Può essere un quaderno.
Può essere un programma nel computer.
La forma può cambiare.
La regola non cambia:
ogni data importante deve essere scritta in modo chiaro.
Nello scadenziario si possono segnare:
consegne ai clienti;
arrivo dei materiali;
pagamenti da fare;
incassi da controllare;
appuntamenti in cantiere;
scadenze dei documenti;
rinnovi di assicurazioni;
controlli periodici;
invio di certificati;
telefonate importanti da fare.
Lo scadenziario aiuta tutti a sapere che cosa deve succedere e quando deve succedere.
Lavora bene
La piccola segretaria deve aggiornare lo scadenziario ogni giorno.
Non basta scrivere una data una volta.
Bisogna anche controllarla.
Una consegna può cambiare.
Un materiale può arrivare in ritardo.
Un cliente può spostare un appuntamento.
Un pagamento può essere anticipato o rimandato.
Un documento può servire prima del previsto.
Quando cambia qualcosa, lo scadenziario deve cambiare.
Una data vecchia lasciata lì può creare confusione.
Per lavorare bene bisogna:
scrivere subito ogni nuova scadenza;
usare parole semplici;
indicare la commessa;
scrivere chi deve fare cosa;
controllare ogni mattina le date vicine;
avvisare in tempo le persone interessate;
conservare le prove, come email, conferme e documenti.
Lo scadenziario non lavora da solo.
Deve essere guardato, curato e rispettato.
Parole nuove
Scadenziario
È lo strumento che raccoglie le date importanti da rispettare.
Scadenza
È la data entro cui bisogna fare qualcosa.
Promemoria
È un avviso che aiuta a ricordare un impegno.
Rinnovo
È la ripetizione o il prolungamento di un documento, contratto o servizio.
Anticipo
È fare una cosa prima della data prevista.
Posticipo
È spostare una data più avanti nel tempo.
Appuntamento
È un incontro fissato in un giorno e a un’ora precisi.
Domande
Perché è importante segnare subito le date appena si conoscono?
Che cosa può succedere se una scadenza viene dimenticata?
Chi bisogna avvisare quando una data importante si avvicina?
Perché lo scadenziario deve essere controllato ogni giorno?
Che differenza c’è tra ricordare una data a mente e scriverla bene?
Ricorda
Un buon scadenziario è una guida sicura.
Aiuta l’azienda a mantenere le promesse.
Aiuta il cliente a ricevere in tempo.
Aiuta l’officina a prepararsi.
Aiuta i fornitori a lavorare bene.
Aiuta l’ufficio a non correre sempre all’ultimo momento.
Una data scritta bene evita confusione.
Una data controllata in tempo evita ritardi.
Una data comunicata alla persona giusta evita problemi.
La piccola segretaria non comanda il tempo.
Ma lo mette in ordine.
E quando il tempo è ordinato, anche il lavoro cammina meglio.
Ordine nel tempo, ordine nel lavoro, sicurezza per tutti.